Rancang Bangun Aplikasi Pembuatan Surat Berbasis Web pada Kantor Desa Pal Sembilan

Abstract

Proses pembuatan surat keterangan di Kantor Desa Pal Sembilan masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Word dengan rata-rata 8–12 surat per hari, memakan waktu 15 menit per surat atau 2–3 jam kerja harian. Proses ini menyebabkan beban kerja tinggi, risiko kesalahan pengetikan 20–30%, dan pencarian arsip yang memakan waktu 10–15 menit. Penelitian ini bertujuan merancang aplikasi pembuatan surat berbasis web guna meningkatkan efisiensi dan akurasi pelayanan administrasi desa. Pengembangan sistem menggunakan metode SDLC model waterfall dengan tahapan analisis, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Teknologi yang digunakan meliputi HTML, CSS, PHP, dan MySQL. Fitur utama mencakup manajemen data penduduk, template surat otomatis (usaha, tidak mampu, kelahiran, kematian), form input terstruktur, dan arsip digital dengan fungsi pencarian. Hasil pengujian black-box menunjukkan keberhasilan 95% pada semua fitur. Evaluasi usability dengan skala Likert oleh 15 perangkat desa menghasilkan skor rata-rata 4,2 dari 5,0. Sistem mengurangi waktu pembuatan surat menjadi 3–5 menit (efisiensi 70–83%) dan menurunkan kesalahan pengetikan secara signifikan. Analisis TAM menunjukkan penerimaan tinggi dengan skor perceived usefulness 4,08 dan perceived ease of use 4,00. Aplikasi ini berhasil mendukung digitalisasi pelayanan desa dan meningkatkan produktivitas kerja perangkat desa sebesar 70%.